[Gebaseerd op de Wet Algemene Verordening Gegevensbescherming]
In deze verklaring wordt vastgelegd hoe het bestuur van Stichting Timmerdorp Nieuwkoop omgaat met de aan ons verstrekte persoonsgegevens en beeldmateriaal.
Begrippen
1. Het bestuur zijn de mensen die zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en die als zodanig verantwoordelijk zijn voor de organisatie van Timmerdorp Nieuwkoop.
2. Onder persoonsgegevens wordt verstaan, voor- en achternaam en leeftijd van het opgegeven kind, adres en telefoonnummer van de ouder/verzorger en huisarts van het kind.
3. Onder Timmerdorp wordt verstaan de Stichting Timmerdorp Nieuwkoop, zoals omschreven in de Statuten.
4. Het Inschrijfformulier betreft het inschrijfformulier met kinderen, voor een hut op Timmerdorp.
5. Wanneer je meedoet aan het Timmerdorp, worden de persoonsgegevens verzameld op basis van de grondslag overeenkomst. Voor deelname zijn jouw gegevens nodig om de indeling van de hutten te maken en indien nodig contact met ouders/verzorgers op te kunnen nemen of de juiste huisarts te kunnen benaderen.
Timmerdorp verzamelt uitsluitend gegevens voor het organiseren en uitvoeren van de activiteiten tijdens de week van Timmerdorp in de laatste week van de zomervakantie (regio midden).
Persoonsgegevens
Alle persoonlijke gegevens worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld. De gegevens van de kinderen worden gebruikt om de hutten in te delen. De gegevens van ouders/verzorgers worden gebruikt om indien nodig contactop te nemen inzake veiligheid en gezondheid. De persoonsgegevens van vrijwilligers worden gebruikt om de vrijwilligers te informeren over hun taak en werkzaamheden.
De digitale persoonsgegevens zijn alleen in te zien door de bestuursleden van de stichting die deze nodig hebben om hun taak uit te voeren. In dit bestand zijn de onder punt 2 verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen. De gegevens staan op een computer die met een wachtwoord is beveiligd.
Een papieren versie is tevens beschikbaar voor vrijwilligers tijdens de dagen van Timmerdorp die deze nodig hebben om hun taak uit te voeren.
De persoonsgegevens worden in geen geval verspreid aan derden en worden nooit gebruikt voor commerciele doeleinden.
Je kunt altijd het bestuur van Timmerdorp vragen welke gegevens zijn verwerkt. Wij zullen dit per e-mail aan u melden.
Foto’s, video’s en ander beeldmateriaal
Bij het Timmerdorp kunnen foto’s of video opnames worden gemaakt door bestuursleden en vrijwilligers maar ook door andere kinderen, ouders, bezoekers en journalisten van regionale media. Wij willen u er op wijzen dat dit beeldmateriaal o.a. kan verschijnen op onze website, PR-materiaal, berichten in kranten en op sociale media zoals Facebook of Instagram. Door deelname aan Timmerdorp verleen je door inschrijving bij Timmerdorp bij voorbaat toestemming aan Timmerdorp voor openbaarmaking van beeldmateriaal en dergelijke, waarop de deelnemer (deels) zichtbaar is.
Wij behouden ons het recht voor om foto’s te (laten) maken welke gepubliceerd kunnen worden op onze website of onze Social Media uitingen. Bestuurleden zijn zich bewust van de doelgroep en houden er rekening mee dat er geen vervelende of intieme details op openbaar gemaakt beeldmateriaal staan.
Op verzoek kunnen specifieke foto’s verwijderd worden. Dit verzoek dient gericht te zijn aan het mailadres info@timmerdorpnieuwkoop.nl.
Timmerdorp Nieuwkoop is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor foto’s en ander beeldmateriaal dat door derden (ouders, verzorgers, kinderen of anderen) wordt gemaakt en in kranten of op sociale media wordt geplaatst.
Timmerdorp Nieuwkoop heeft een eigen website en sociale mediapagina’s. Deze wordt bijgehouden door het bestuur. Door derden geposte meningen of foto’s zijn niet noodzakelijkerwijs de mening van het bestuur.
Data lek
Bij een eventuele data lek, zal de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld. Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. [art. 33.1 van het AVG]. In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris daarvan een registratie bijhouden.
Functionaris gegevensbescherming
Als stichting zijn we vrijgesteld van deze functionaris. Echter de secretaris zal deze taak wel op zich nemen.
Dit document heet “privacy Verklaring Stichting Timmerdorp Nieuwkoop” en is vastgesteld in de bestuursvergadering van 19 juni 2018.